こんにちは、広報担当です。🐈
スタートアップ拡大期において、バックオフィス部門の体制づくりが欠かせません。成長著しいスタートアップ企業は、あっという間に100名規模になります。50名を超えると法律で定められている書類や、組織として行なうべき業務が増え、負荷もかかるタイミングと言えます。急成長中のスタートアップのバックオフィス部門は何を意識し、どう行動すればいいのでしょうか。
本noteでは、LegalForceが従業員約50名規模の際に入社をし、入社から現在まで経理財務部門を務める倉本氏に、LegalForceでは拡大期をどのように乗り越えたのかエピソードを伺い、みなさんにお伝えします。

今回話を伺ったのは、この方！🎉

それでは早速、LegalForceの拡大期における管理部門体制について伺っていきます👉🎤

ー　倉本さんが入社された当時のことについて教えてください。

私は2020年3月にLegalForceの経理部門に入社しました。入社当初は従業員50名くらいで、経理部門には派遣の方が1名いたのですが、2週間後には退職されることが決まっていたので、実質ほぼ一人で経理を担当していました。
私が入社した時期は、色んな仕組みが整備されておらず、給与計算をExcelで確認・修正するなど入力ミスを誘発する状況でした。

ー　なるほど。そんな状況だと苦労されたことが多かったのではないでしょうか。

そうなんです。苦労した話を上げるときりがありませんが、入社当初に苦労していたのはクレジットカード決済の取り扱いでした。特に人数が少ないスタートアップでは、銀行振込は振り込み工数がかかる一方、クレジットカード決済は処理が簡便なので活用するケースが多いです。一方、内部統制機能が整っていない初期の企業フェーズでは、クレジットカード利用時の業務フローが確立されておらず、誰がいつどんなものをクレジットカード決済で購入しているのかを全く管理できていませんでした。（もちろん現在は仕組化されており、完璧に把握できる体制です。）

少人数のころはまだ現場の状況が把握しやすかったのですが、会社規模が拡大するにつれ現場で何が起きているのかを把握しづらくなっていきました。情報をしっかりと吸い上げるための、仕組みづくりを初期から実施することの重要性を改めて感じましたね。

ー　そのような状況で仕組み化するのは、難易度が高そうです…🤨　どのように解決されたのでしょうか。

一年をかけて地道に利用実態の把握と業務フローの構築を行いました。これは、かなり労力のかかる仕事でした。笑　
また同時に、新しく構築した業務フローの浸透施策も行いました。運用が安定するまでは、クレジットカードで決済する場合は経理の事前連絡を必須にし、クレジットカードは経理で一元管理という運用に変更しました。これを全社定例で共有すると同時に、社員に対して複数回説明会を実施し、新入社員入社時には必ず経費処理に関する研修を受けてもらうようにしました。
今さらながらですが、この運用はもっと早く行っておけばよかったなと思います。

ー　そんな地道な作業をされていたのですね。　

はい、やっぱり人数が少ないうちから、仕組みを整えることがどれだけ大切かを身にしみて感じましたね。これはスタートアップの管理部門、特に経理財務を担当されている方には、強くお伝えしたいです。早めに整理されていれば、こういったことはおきないので。もうやりたくないですね。笑

ー　他に創業期から整備しておけばよかったというエピソードはありますか。

LegalForceの管理部門では主にSaaSを活用して、会計、経理、勤怠管理、給与振込などの業務フローを構築しています。SaaSはオンプレミスのシステムとは異なり、自社に合わせてカスタマイズしにくいため、自社の業務フローと導入しようとするSaaSの性格を正確に理解し、自社にあったサービスを選ぶ必要があります。
しかし、創業期は自社の業務フロー自体がなかったため、適切なSaaSを選ぶことができていませんでした。そのため、効率化のために導入したシステムが返って非効率を生んでいました。

ー　管理部門の業務フローとはどういう流れなのでしょうか。🙋

総務・労務・人事・経理・法務は一連の業務として繋がっています。例えば、勤怠管理システムの情報から、給与計算システムで従業員の給与計算を行い、会計システムで給与振込などの会計処理を行います。ですが、弊社ではそういった業務フローを考慮せずにシステムを導入してしまい、導入後にシステム連携ができないことがわかり、一部手作業が発生していました。

ー　管理部門の業務フロー全体を把握したうえで、システムを導入することは大切ですね。

何となく対象の業務の使い勝手が良さそうという理由だけでシステムを導入するのは危険です。また、半年先、一年先の事業拡大、組織拡大を見据えることも重要です。必ず他業務との連携などに支障が生じてきますから。導入する前に業務全体が分かるフロー図を作成して業務の流れを把握して、全体の業務の流れを考慮することをお勧めします。
🙊

ー　他社事例を知ることの重要性を感じました。

本当にそうだと思います。他社事例をお知りになりたい方におすすめなの が、スタートアップ拡大期のバックオフィス部門担当者のために用意したカンファレンス「BOOSTER’SDAY」です。

▼大型スタートアップカンファレンス「BOOSTER’SDAY」の詳細はこちら

トークセッションの一部を、創業期、成長期、上場準備期に分け、テーマごとにお話をいただきます。

特にこの記事を読んでいただいた皆様には、
ぜひ【9月29日14時】から行われる、セッションBの成長期向け「躍進する成長企業のバックオフィスDX事情」をぜひ見に来ていただきたいです。

このセッションでは、

• freee株式会社　執行役員経営基盤本部長　小山 晋史氏

• Chatwork株式会社　取締役CFO　井上 直樹氏

• 株式会社HRBrain　執行役員 コーポレート本部長　長澤 亮氏

の3名に、お話をお伺いします。
他社ではどのように成長期のバックオフィス部門を乗り越えたのか。
参考にしていただける内容が詰まっているのではないかなと思いますので、ぜひ参考にしていただきたいです。

ー　ありがとうございます、大変勉強になりました。最後に、成長期のバックオフィス部門を担当されている方にアドバイスがあればお願いします。🎤

成長期では、組織が急拡大するフェーズで、あっという間に50人から100名へと従業員が増えてしまいます。バックオフィス部門としては、従業員が少ない初期のフェーズでいかに業務フローを確立させ、仕組化し浸透させられるかが大事だと考えています。これは実体験ですが、小規模の組織と、急拡大中の組織では新しく業務フローを作り浸透させることの難易度が大きく異なります。後から仕組みを作り浸透させていく方がはるかに大変だなと身をもって感じているので、ぜひ創業当初のタイミングでできるだけ仕組み化を進めることをお勧めします。

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