今回は、案件依頼の受付に対応する「LegalForce」の案件管理機能にクローズアップします。PMM（プロダクトマーケティングマネージャー）の勝俣、そしてセールスの責任者である中原にインタビュー。「LegalForce」の案件管理機能の概要や、導入を進めることで実現したい法務のあり方などについて存分に語っていただきました！

事業部と法務のやりとりを一元管理する「LegalForce」の案件管理機能

―　「LegalForce」の案件管理機能は、どんな機能なのでしょうか？

中原　企業法務の視点から見ると契約業務は、①事業部からの契約書審査（＝案件）の「受付」、②「起案・審査」、③「締結」、④「管理」の大きく4つのステップに分けられます。ファーストステップである案件の受付に対応するのが、2021年にリリースされた「LegalForce」の案件管理機能です。法務業務を担当する部署と事業部との契約書に関するやり取りをLegalForceに集約し、一元管理できます。

―　導入のメリットは？

中原　事業部から法務担当部署へは、チャットやメール、電話などさまざまな方法で契約審査の依頼が寄せられるケースが多々あります。このため、タスク漏れが発生したり、タスク管理や進捗管理が難しいという課題がありました。

「LegalForce」の案件管理機能を導入すれば、連携用のメールアドレスを追加するだけで、案件に関わる情報を集約できます。また、「LegalForce」上で進捗や担当者を一覧で表示することができ、各案件の状況管理がしやすくなり、業務効率がアップします。対応した案件内容が蓄積されていき、過去のやりとりを振り返ることもできるので、ナレッジマネジメントにも役立つのが特長です。

商談に同行してすくいあげた、法務の現場のリアルな声を生かす

―　開発の背景にあった、企業法務が抱える課題とはどういったものでしょうか？

勝俣　一つは、案件の複雑化です。難しい案件ほど、さまざまな条文や参考資料を見ながら契約書レビューをする必要があります。それらの情報を1か所にまとめて、効率的に審査できる状況をつくることを目指しました。

もう一つは、契約締結数が増えることに伴う業務量の増加。多忙になると、業務の遅延や抜け漏れが生じやすくなってしまいがちですから、契約案件を管理しやすくすることで、業務負荷を軽減できると考えました。

在宅勤務の増加で、ナレッジ共有が困難になっていることも挙げられます。出社していれば、隣の席のメンバーに相談したり、参考となりそうな事例を気軽に聞くことができますが、リモートでは難しい。私自身も前職で、在宅勤務に変わってからチーム異動があり、前任者がやった分析と全く同じことを実行してしまい、時間を無駄にしてしまったことがありました。そのため、既存の対応事例をナレッジとして共有できる機能を提供し、法務の力を底上げしたいという思いがありました。

― 　マーケティングの責任者として大切にしていることを教えてください。

勝俣　自分が思い描く理想が、法務の現場や社会情勢とずれてしまわないように、お客さまの声を直接聞く機会を持ち続けることですね。データを見るだけでは現実に迫ることはできませんから、定期的に商談に同行してヒアリングを行っています。

以前の職場で飲食店予約サイトを担当していた際、ヘビーユーザーにインタビューする機会がありました。その方に「いつもたくさんご利用頂き、ありがとうございます」と挨拶をすると「全然使っていません」と言われ、愕然とした気持ちになりました。話を聞くと、他の飲食店予約サイトもたくさん使っていて、その中の一つというだけでした。データを見るだけだと本当の事は全然見えないと実感しましたね。

先ほど触れた案件の複雑化などの課題も、お客さまの声から仮説立てしたものです。ヒアリング内容をもとに、書籍や雑誌などで調べたことを踏まえて検証を行い、開発に結びつけています。

―　お客さま自身が気づいていない、潜在的な課題も多いのでしょうか？

勝俣　課題が顕在化しきっていないというケースが多いですね。その時は、私たちが深掘りをしていく必要があります。お客さまの「こういう機能がほしい」という言葉の裏にどんな課題が存在するのかをきちんと考え、その課題を解決するための製品づくりを行うことが大切です。

事業部にとっても大きい導入メリット　法務の貢献を定量化する分析機能も

― 　「LegalForce」の案件管理機能をとくにおすすめしたいのは、どんな企業ですか？

中原　事業部から法務への契約案件の依頼について、ルールが決まっていない、もしくは統一されていないという企業ですね。その理由として「ルールはつくりたいけれど、そこまで手がつけられていない」とおっしゃるお客さまは多いです。

勝俣　例えば、メーリングリストやワークフローシステムがなく、担当者のうちの誰かにメールで依頼が来るという運用になっているという企業もありますね。対応した案件資料の保管ルールも決まっておらず「過去の資料が欠損していて経緯がわからない」というケースも。過去の運用ルールをイチから変更する余力がない企業には、ぜひ導入していただきたいと思います。

中原　導入時には、そうしたルールの整備まで含めてご提案しています。法務分野で事業を展開しているので、企業法務のあり方や先進的な取り組みについての知見を生かしてお客さまを手助けできるのがLegalOn Technologiesの強みです。

―　法務だけでなく事業部にも、導入によるメリットはありますか？

中原　事業部にとっても、工数削減・業務効率化になります。「LegalForce」の案件管理機能は、事業部のみなさまも使い慣れているメールでの案件依頼が可能です。専用のアドレスに送るだけで契約審査の依頼ができるので、新たなシステムを導入するよりも気軽に使用できます。法務担当者が交代してもメールの宛先は変わりません。

また、「LegalForce」の案件管理機能導入で事業部とのコミュニケーションが円滑になれば、契約締結に関する相談を早くもらえるようになります。これは、契約リスクの早期把握や、より正確な審査につながります。

―　法務の業務分析もできるのだそうですね。

中原　担当者別の案件対応数や部門別・契約類型別の案件発生数などを集計することにより、グラフ化も可能です。法務の貢献を定量化することに役立ちますし、「うちは業務委託が多いから、ひな形を拡充しよう」などのネクストアクションにつなげることもできます。

【案件管理機能で抽出できるデータイメージ】

「LegalForce」の案件管理機能導入で、法務がもっと身近で頼られる存在になる未来を目指す

― 　お客さまからはどんな声が上がっていますか？

勝俣　お客さまからは「契約案件の依頼の多さに困っていたが、『LegalForce』の案件管理機能の導入で抜け漏れなく対処できるようになった」「似たような案件が多いので、『LegalForce』の案件管理機能を使うことで過去の事例との一貫性を担保した回答が誰でもできる」などの声をいただいています。

中原　お客さまから「『LegalForce』の案件管理機能を使ってみて、管理するのが楽になった。もっと早く出会いたかった！」とコメントをいただけたときには、提案して良かったなと感じます。製品を通してお客さまの課題を一つでも解決できた時には、本当に嬉しいですね。

―　「LegalForce」の案件管理機能の導入を拡大することで、企業法務にどんな影響を与えていきたいですか？

勝俣　導入いただいた企業の法務担当者が、もっと身近で頼られる存在になってほしいですね。「LegalForce」の案件管理機能は、ナレッジマネジメントに役立てていただくことを考えて開発している製品。過去の契約データを分析・活用することで、法務が経営にどんどん参画できるようになり、法務部長がCLO（最高法務責任者）になっていくような形が理想です。

中原　法務は取引先との契約書審査という重要な役割を担っています。一方で、企業内では事業部の声が優先され、法務の課題は後回しにされることがあるという声を耳にします。1社でも多くの企業のみなさまに、スムーズに仕事をしていただける環境をつくれるよう、サポートしていければと思っています。